全國統一咨詢熱線

028-86956015 13730626316

四川成都ISO9001認證工作文件編寫

來源:成都璋錦企業管理咨詢    發布時間:2019-08-13


●工作文件的概念

工作文件是針對崗位、工序或具體過程環節規定具體操作步驟、內容和方法的文件。它主要 是指工作細則(規程)和作業指導書。工作文件涉及到組織的各個部門及方方面面,其中工作 細則(規程)主要是提供給科室和管理部門人員使用,如部門崗位職責、供應商評估工作細則 、庫房物料管理規程等等;作業指導書主要對現場工作人員的操作步驟和要求提出具體的指 導,如工序作業指導書、檢驗或試驗指導書等等。

工作文件和程序文件是有差別的,程序文件一般用于管理層和各部門、科室,而工作文件是 具體操作者使用的文件。程序文件主要是對一項活動的職責、工作范圍、工作步驟作了規定 ,對具體工作細節通常都沒有進行規定。工作文件是針對某一具體工作做的詳細規定,并提 出了允許做和不允許做等注意事項。一般情況下程序文件涉及到部門,而工作文件只針對其 具體的工作或作業,只針對某一具體崗位而制訂。它是在現場應用較廣泛的文件。

工作文件的編寫既要總結、吸取以往工作的經驗和教訓,又要采納先進的技術和方法,它是 對怎樣工作或作業的科學描述。工作人員在現場工作過程中,如果確實按照工作文件的要求 去操作,就可以避免出現差錯。工作文件對工作細節的正確描述,保證了現場工作各個環節 準確無誤地進行,可以使現場處于受控狀態。

由于工作文件是質量管理體系文件的基礎性文件,是程序文件的支持性文件,是以標準為依 據、以現場受控為目的的基礎性文件,因此,建立和實施作業指導書,有利于現場工作的標 準化和科學化。

●工作文件的作用

(1)提高工作質量

四川成都ISO900認證工作文件編寫工作文件對工作細節作了詳細的規定,特別是對于那些科研開發、作業復雜的工作,對其提 高工作質量很有成效。它可以幫助工作人員一步一步地按照工作要求去完成作業。然后通過 質量記錄,對工作過程進行必要的控制和鑒證。

(2)為管理層提供必要的質量信息

現代管理已經進入到信息管理時代,利用信息進行管理最為迅速、經濟、有效,而工作文件 明確地規定了完成某項工作或作業所必須填寫的質量記錄。這樣,就可以通過工作文件去檢 查原始記錄,為管理層提供必要的質量信息,以便及時地發現存在的問題,采取有效的糾正 措施。

(3)有利于對組織職員開展培訓,提高職員素質

四川成都ISO900認證工作文件編寫工作文件為職員培訓提供了素材。由于工作文件是現場工作過程中應用的文件,它具有很強 的針對性,所以利用工作文件對在崗的職員進行培訓,常會取得良好的效果。尤其對新上崗 的職員培訓,可以盡快地幫助他們熟悉工作,提高其素質。


●工作文件的編制原則及其注意事項

(1)工作文件的編制原則

①適宜性原則

在組織里,并不是每一項工作、每一個工作崗位都需要工作文件,一般是在較復雜的、技術 要求高、容易出現問題的工作環節上使用。一般情況下確定是否使用工作文件,以如果沒有 工作文件就不能保證服務質量為原則。②指導性原則

工作文件詳細而準確地描述工作或作業,對指導操作起著重要作用。如作業指導書中規定了 作業目的、作業前的準備工作、需確認的事項、作業的順序、作業時應注意的事項等方面, 使從事該項作業的人對作業有清楚而準確的了解。

③可操作性原則

工作文件的目的就是為了給操作者以足夠的指導,以便幫助他們高質量地完成所規定的工作 ,所以應具有很強的可操作性。應能使從事該項工作的人員,即使是一名新手,經過短時間 的培訓和學習,也能夠利用工作文件準確無誤地按照其要求把工作做好??刹僮餍允蔷帉懝? 作文件的一個非常重要的原則。

(2)編寫工作文件應注意的事項

①語言準確、簡練

編寫工作文件所用的語言要盡量精練,意思要清楚,用詞要準確,無需用任何華麗的詞句,只要按要求寫清楚即可。

②注意總結經驗教訓

工作文件不僅要把工作中成功的經驗敘述清楚,寫出:“應該怎么做”,而且要把教訓總結 出來,如在作業指導書中往往還要寫出:“不應該怎么樣”。要寫好工作中的注意點及注意 事項,以避免作業者出錯。

●作業指導書的基本內容及格式

一般作業指導書需要統一格式,其內容順序如下:

(1)作業目的是指完成此項工作所應達到的目標和結果,也就是為什么要進行此項作業,完成此作 業要達到的技術指標等。

(2)作業前的準備和確認事項

作業前的準備和確認工作一般包括:設備的狀態確認、作業圖紙和工作指令的確認、各種基 準的確認和作業前應準備的工具、作業臺的整理等。

(3)作業流程

作業流程是指導完成該項作業標準化的作業順序及步驟。作業流程規定了每一步驟的具體操 作要求和操作內容等等。

(4)作業注意事項

作業注意事項是指完成每作業步驟應注意的問題,并且要寫上由于不注意以上的要求可能發 生的不良現象。

(5)其他注意事項及特殊事項

主要是寫處理異常的程序以及對于關鍵問題、特殊需求確認的規定。

(6)工作圖

如有必要可以附上工作圖,在作業指導書中的正文部分,適當地穿插必要的圖示加以說明。




Copyright © 2019 成都璋錦企業管理咨詢有限公司 版權所有 網站備案號:蜀ICP備17025085號 成都網站建設 創新互聯
小新棋牌 向投资者分配股票股 秒速飞艇客户端 青海11选5开奖查询 福彩上海时时乐开奖结果 广西快乐十分任二计算方法 群英会查询不了了吗 百度金融中心理财平台 福彩3d杀码 山西泳坛夺金走势图 招商证券智远理财平台